A. PENGERTIAN ADMINISTRASI
Banyak pengertian administrasi yang
dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas
dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan
sebagai proses sosial.
Dalam pengertian yang luas menurut
Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan
bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan
yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya,
administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai
fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry
Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi
perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk
rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain
menyebutkan :bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan
kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu
bentuk usaha bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.
Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit,
sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya
“Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu kegiatan yang meliputi catat-mencatat,
surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang
bersifat teknis ketatausahaan.
Selanjutnya, dalam makalah ini penulis
mengartikan administrasi dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan.
Meskipun sebenarnya antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang
jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan
ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat.
PENGERTIAN ADMINISTRASI DALAM ARTI SEMPIT DAN LUAS
1) Arti Sempit
Berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi kegiatan:
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi.
Berasal dari kata Administratie (bhs. BELANDA ), yang meliputi kegiatan:
catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda dsb, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah bagian kecil kegiatan dari Administrasi.
2) Arti Luas
Berasal dari kata Administration (Bhs. INGGRIS).
a).Leonard D.White: Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar dan kecil.
b).H.A Simon: Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.
c). William H. Newman: Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama.
Berasal dari kata Administration (Bhs. INGGRIS).
a).Leonard D.White: Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar dan kecil.
b).H.A Simon: Administrasi adalah kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama.
c). William H. Newman: Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan atas usaha-usaha kelompok individu, terhadap tercapainya tujuan bersama.
Dengan memperhatikan penjelasan tersebut di atas maka dapat
diketahui bahwa:
CIRI-CIRI ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.
Pendapat yang membedakan administrasi dan manajemen
a). Dalton E. McFarland:
Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
Administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan.
b). Ordway Tead:
Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan. Adminstrasi bersifat lebih menentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan (general polices).
Administrasi sebagai suatu proses dan badan yang bertanggung jawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan. Adminstrasi bersifat lebih menentukan garis besar daripada suatu kebijaksanaan dan pemberian pengarahan (general polices).
Manajemen , prosesnya adalah bagaimana secara langsung
kegiatan-kegiatan dilakukan untuk merealisasikan tujuan, dengan mengatur
tindakan-tindakan tsb. agar dapat tercapai tujuannya.
Hubungan administrasi, organisasi, manajemen, kepemimpinan,
pengambilan keputusan, hubungan antar manusia.
1) Ordway Tead dan Farland:
Administrasi terdiri atas organisasi dan manajemen.
2) Dimock dan Koenig:
Inti Manajemen adalah Kepemimpinan
Inti Kepemimpinan adalah pengambilan keputusan
Inti Pengambilan Keputusan adalah hubungan antarmanusia
Inti Manajemen adalah Kepemimpinan
Inti Kepemimpinan adalah pengambilan keputusan
Inti Pengambilan Keputusan adalah hubungan antarmanusia
KESIMPULAN
Administrasi dapat diartikan dengan arti sempit dan arti luas. Arti
sempit sering disamakan dengan kegiatan ketatausahaan. Arti luas mencakup
seluruh aspek kehidupan dalam suatu organisasi yaitu aspek organisasi,
manajemen, komunikasi, informasi, personalia, keuangan, perlengkapan dan
hubungan publik. Ada yang menyatakan administrasi sama dengan manajemen dan ada
pula yang membedakannya, dan untuk menjawab hal tersebut dilihat dari sudut
pandang masing-masing.
BUKU PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI NEGARA KARYA DRS. DARMANTO, M.Si.
Manajemen, Administrasi
dan Organisasi
Pengertian Manajemen (Definition of Management)
Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu;
Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia hingga saat ini belum ada keseragaman.Selanjutnya, bila kita mempelajari literatur manajemen, maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga pengertian yaitu;
1) manajemen sebagai suatu proses,
2) manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,dan
3) manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
2) manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen,dan
3) manajemen sebagai suatu seni (Art) dan sebagai suatu ilmu pengetahuan (Science)
Dalam Encylopedia of the Social Sience dikatakan bahwa
manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu
diselenggarakan dan diawasi. Selanjutnya, Hilman mengatakan
bahwa manajemen adalah fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang
lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan yang sama.
Menurut pengertian yang kedua, manajemen adalah
kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen. Jadi dengan kata
lain, segenap orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan
tertentu disebut manajemen.
Menurut pengertian yang ketiga, manajemen adalah seni
(Art) atau suatu ilmu pengetahuan. Mengenai inipun sesungguhnya belum ada
keseragaman pendapat, segolongan mengatakan bahwa manajemen adalah seni dan
segolongan yang lain mengatakan bahwa manajemen adalah ilmu. Menurut G.R. Terry
manajemen adalah suatu proses atau kerangka kerja, yang melibatkan bimbingan
atau pengarahan suatu kelompok orang-orang ke arah tujuan-tujuan organisasional
atau maksud-maksud yang nyata.
Manajemen juga adalah suatu ilmu pengetahuan maupun
seni. Seni adalah suatu pengetahuan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan
atau dalm kata lain seni adalah kecakapan yang diperoleh dari pengalaman,
pengamatan dan pelajaran serta kemampuan untuk menggunakan pengetahuan
manajemen. Menurut Mary Parker Follet manajemen adalah suatu
seni untuk melaksanakan suatu pekerjaan melalui orang lain. Definisi dari mary
ini mengandung perhatian pada kenyataan bahwa para manajer mencapai suatu
tujuan organisasi dengan cara mengatur orang-orang lain untuk melaksanakan apa
saja yang pelu dalam pekerjaan itu, bukan dengan cara melaksanakan pekerjaan
itu oleh dirinya sendiri.
Dalam kegiatan apa saja, agar kegiatan tersebut dapat
mencapai tujuannya secara efektif diperlukan pengaturan yang baik. Demikian
juga kegiatan dan atau pelayanan kesehatan nasional memerlukan pengaturan yang
baik, agar tujuan tiap kegiatan atau program itu tercapai dengan baik.
Proses pengaturan kegiatan ilmiah ini disebut manajemen,
proses untuk mengatur kegiatan-kegiatan atau pelayanan kesehatan dalam system
kesehatan nasional merupakan kegiatan manajemen. Dari batasan-batasan ini dapat
diambil suatu kesimpulan bahwa manajemen adalah suatu kegiatan untuk mengatur
orang lain guna mencapai suatu tujuan atau menyelesaikan pekerjaan. Seorang
manajer dalam mencapai tujuan adalah secara bersama-sama dengan orang lain atau
bawahannya. Apabila batasan ini diterapkan dalam bidang system kesehatan
nasional, dapat dikatakan bahwa Manajemen adalah suatu kegiatan atau suatu seni
untuk mengatur para petugas kesehatan dan non petugas kesehatan guna meningkatkan
kesehatan masyarakat melalui sebuah program kesehatan.
Dengan kata lain manajemen adalah penerapan manajemen
umum dalam sistem pelayanan kesehatan masyarakat sehingga yang menjadi objek
atau sasaran manajemen adalah sistem pelayanan kesehatan. Sistem adalah suatu
kesatuan yang utuh, terpadu yang terdiri dari berbagai elemen (sub sistem) yang
saling berhubungan didalam suatu proses atau struktur dalam upaya menghasilkan
sesuatu atau mencapai suatu tujuan tertentu.
PROSES MANAJEMEN
Seperti telah disebutkan di atas bahwa manajemen itu
suatu seni mengatur orang lain dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi atau
unit pelayanan maka manajemen tersebut mempunyai suatu proses. Dan berbagai
pendapat para ahli dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa prosen manajemen itu
dapat digambarkan sebagai berikut :
Dari gambar di atas menunjukkan bahwa manajemen adalah
Suatu keadaan terdiri dari proses yang ditunjukkan oleh garis (line) mengarah
kepada proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian,
yang mana keempat proses tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk
mencapai suatu tujuan organisasi.
PLAINNING
Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat
sederhana sampai dengan yang sangat rumit. Misalnya yang sederhana saja
merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk
mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan
perencaan merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :
1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?
2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?
3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?
4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?
5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?
6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?
Menurut Stoner Planning adalah proses
menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran tadi.
ORGANIZING
Organizing
(organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang
terstruktur untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.
Leading
Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :
· Mengambil keputusan
· Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian
antara manajer dan bawahan.
· Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada
bawahan supaya mereka bertindak. Memeilih orang-orang yang menjadi anggota
kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka
terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.
DIRECTING /COMMANDING
Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang
berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau
instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas
dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah
ditetapkan semula.
MOTOVATING
Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah
satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada
bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang
diinginkan oleh atasan.
COORDINATING
Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu
fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi
kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan,
menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama
yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.
CONTROLING
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut
pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan
penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan
dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah
digariskan semula.
REPORTING
Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian
perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal
yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi.
STAFFING
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa
penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja,
pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi daya guna
maksimal kepada organisasi.
FORECASTING
Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau
mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum
suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.
Manajemen dan Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare
= melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha
untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam
mencapai suatu tujuan.
Beberapa pengertian lain tentang administrasi dapat
dipaparkan sebagai berikut :
· Administrasi adalah proses yang
pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).
· Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan
kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon,
1958).
· Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan,
kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).
· Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :
o Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang
merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan
tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya).
Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
o Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” ,
yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)
Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah
proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan
bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam
pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui
fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri
dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi
administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang
menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan
kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk
mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.
Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh
para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada
pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai
proses social. Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam
bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi
adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan
dipimpin secara efektif dan efisien, dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan
untuk mencapai tujuan yang diinginkan Dalam implementasinya, administasi
berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi
administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol
Ilmu yang mempelajari proses kegiatan kerjasama manusia untuk mencapai tujuan
yang ditentukan adalah ilmu Administrasi. Kegiatan kerjasama itu sendiri
merupakan gejala yang sifatnya universal, sejak zaman manusia masih primitif
sampai zaman modern ini.
Supaya terjadi kerjasama untuk mencapai tujuan,
diperlukan proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut
Manajemen. Dengan demikian Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen.
Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai
tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka,
atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi.
No comments:
Post a Comment